제안서 작성법
2020.12.28 15:31
제안서 작성법
사업 경영이든, 지질학이든 어떤 직업을 갖든지 좋은 제안서를 작성할 줄 아는 것은 중요하다. 제안서를 작성하는 목적은 적절한 사람들에게 자신의 계획을 알리고 지지를 받는 것이다. 자신의 생각을 깔끔하고, 단순하며, 이해하기 쉽게 전달할 때 사람들의 인정을 받기 쉬워 진다. 설득적이며 사람들을 사로잡는 제안서를 작성하는 것은 많은 분야에서 성공을 위한 필수 조건이다. 제안서에는 연구 제안서, 책 제안서 등 여러 종류가 있다. 하지만 기본적인 작성 방법은 비슷하다.
방법1
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1누구를 위한 문서인지 결정한다. 제안서를 읽게 될 청중이 누구인지 결정하고, 그들이 무엇을 알고 있고, 또는 모르고 있는지 확실하게 한다. 이렇게 해야 어디에 집중해야 할 지 알 수 있으며, 효과적으로 자신의 생각을 전달할 수 있다. 그리고 독자들이 바쁠 것이라고 생각하는 것이 좋다. 급하게 읽거나, 또는 글을 처음부터 끝까지 그냥 훑어 보기만 할 것이며, 문서의 내용에 많은 시간을 투자하지 않을 것이라고 가정하자. 따라서 효율성과 설득력이 중요하다. [1] [2]- 누가 제안서를 읽을 것인지, 그들은 얼마나 제안서의 주제에 대해 알고 있는지, 어떤 배경 지식을 제공해야 할지 생각해 보자.
- 제안서를 읽고 무엇을 얻었으면 좋겠는지, 자신이 원하는 결정을 내려 주기 위해서 그들에게 무엇을 줄 것인지 고민해 보자.
- 독자의 기대치와 바라는 바를 충족시키기 위한 어조를 사용하자. 독자가 듣고 싶어 하는 것은 무엇인지, 그들에게 접근하는 가장 좋은 방법은 무엇인지, 제안서에서 말하고자 하는 바를 이해시키려면 어떻게 해야하는지 생각해 보자.
2문제점을 정의하자. 제안서를 쓰는 자신에게야 문제점이 뚜렷하겠지만, 독자도 그것이 뚜렷하다고 느낄까? 또한 독자도 제안서를 쓴 사람이 자기가 무슨 말을 하고 있는지 안다고 느낄까? 제안서 전반에 증거와 설명으로 문제점에 대한 자신의 주장을 뒷받침하자. 문제점을 적절히 설정하고, 독자에게 이 제안에 대해 신경을 써야 한다고 설득을 하자. 이 부분을 계획할 때에는 다음과 같은 질문을 던져 보자.- 이 문제점이 해당되는 상황은 무엇인가?
- 어떤 이유로 이 문제가 중요한가?
- 이 이유들은 타당한가? 그리고 글을 쓰는 나는 그렇게 생각하고 있나?
- 이 문제에 대해서 제안서를 작성해 본 사람이 있나?
- 있다면, 해결했나? 왜, 어떻게 했나?
- 아니라면, 왜 실패했나?
하지 말아야 할 것: 그 분야 사람들에게 당연한 이야기 요약하는 것
해야할 것:문제를 이해하기 위해 자세한 조사와 평가를 진행했다는 것을 보여주는 것
3
해결책을 정의하자. 무척 간단한 단계이다. 문제점이 정해졌으면, 어떻게 해결하는지를 적으면 된다. 주제를 명확하고, 실천 가능하게 적자. [3]
하지 말아야 할 일: RFP (request for proposal) 문서에 적힌 필요사항을 따르지 않는 것해야 할 일: 예산의 한도에서 할 수 있는 최소치보다 그 이상을 하는 것.
- 제안서에서는 문제와해결책을 제시해야 관심 없고 회의적인 사람들의 지지를 받을 수 있다. [4] 독자는 쉽게 설득할 수 있는 대상이 아니다. 해결책이 논리적이고 실현 가능한지, 언제 정도면 실현 가능한지 고민해 보자.
- 해결책을 목표라고 생각해 보자. 첫 번째 목표는 프로젝트에서 반드시 끝내야 할 일이 된다. 두 번째 목표는 끝내면 좋은 일들이 된다.
- 해결책을 성과와 상품의 관점에서 생각을 하는 것 역시 도움이 된다. 성과란 목표에 대한 측정 가능한 결과를 의미한다. 예를 들어서 제안서가 사업에 대한 것이며, 목표가 "수익 증대"라면, 성과는 1억 원의 매출을 올린다가 될 것이다. 상품은 문제를 해결하기 위한 제품이나 서비스를 의미한다. 예를 들면, 연구 프로젝트 제안서는 새로운 백신이나 신약을 만들어 낼 것이다. 제안서의 독자들은 성과와 상품에 대해 알고 싶어 한다. 그래야 쉽게 그 제안을 수락할 가치가 있는지 알 수 있기 때문이다. [5]
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4글 쓰는 스타일에 대해서 고려해 보자. 제안서의 종류와 누가 읽느냐에 따라서, 제안서는 특정한 스타일을 따라가야 한다. 독자가 원하는 것은 무엇인지, 관심은 있는지 고민해 보자.하지 말아야 할 일: 전문 용어의 남용, 의미를 알 수 없는 축약어 사용, 쓸데 없이 복잡한 말(예: 업무 환경의 불균형 교정)해야 할 일: 쉽고 간단한 언어를 최대한 사용하는 것(예: 직원들을 퇴근할 수 있게 하는 것)[6]- 어떻게 설득할 것인지 결정하자. 설득적인 제안서는 감정적인 부분을 잘 활용하지만, 항상 논리를 펴기 위해서 사실적인 부분을 주목한다. 예를 들어, 팬더 보호 프로그램에 대한 제안서를 작성하려면, 미래의 아이들이 팬더를 보지 못하는 것이 얼마나 슬픈 일일지 이야기를 해야겠지만, 거기서 멈춰서는 안 된다. 제안서는 사실에 기반해야 하며, 해결책은 설득력이 있어야 한다.
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5개요를 작성하자. 개요는 최종 문서에 들어가지는 않지만, 생각을 정리해야 한다. 시작하기 전에 필요한 상세한 부분들을 알고 있는지 확인하자. [7]- 개요에는 문제점, 해결책, 해결 과정, 왜 그 해결책이 최선인지, 결론이 들어가야 한다. 사장님께 쓰는 제안서라면, 예산 분석 및 회사에 대한 상세한 내용까지도 들어 가야 한다.
방법2
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1확실한 정보에서 시작하자. 또한 독자를 글로 사로잡으면서 시작해야 한다. 가장 좋은 것은, 독자가 첫 문장을 읽자마자 글을 더 읽고 싶게 만드는 것이다. 제안서를 최대한 목적이 뚜렷하고 유용하게 만들자. 배경 지식들을 활용해서 계속 집중하게 하자. 그리고 제안서의 목적에 대해 제시하자. [8]- 문제점이 바로 해결되어야 하는지 알려주는 중요한 사실이 있다면, 그것을 맨 처음 배치하는 것이 좋다. 그것이 무엇이든, 시작할 때 의견으로 시작하는 것이 아니라 사실로 시작해야 한다.
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2문제를 제시하자. 도입부 다음에는 본문으로 들어가게 될 것이다. 이 부분에서 문제를 제시해야 한다. 만약 독자들이 상황에 대해 잘 모른다면, 알려 주자. 제안서의 "상황 설명" 부분이라고 생각하자. 문제가 무엇이며, 왜 그런 문제가 생겼고, 그 문제로 인해서 생기는 영향에 대해 이야기하자. [9]- 문제가 반드시 해결되어야 하며, 지금 당장 해결 되어야 한다는 점을 강조하자. 그리고 문제를 방치해 두었을 경우, 독자에게 어떤 악영향을 끼칠지 적자. 연구 결과와 사실들을 이용해서 나올 수 있을만한 질문에 대한 답을 전부 해 주자. 신뢰할만한 출처를 잘 이용하자.
하지 말아야 할 일 일반적인 내용과 감정, 가치에만 의존하는 일
해야 할 일: 문제점과 독자의 관심, 삶의 목적을 최대한 연관시키는 일.
- 문제가 반드시 해결되어야 하며, 지금 당장 해결 되어야 한다는 점을 강조하자. 그리고 문제를 방치해 두었을 경우, 독자에게 어떤 악영향을 끼칠지 적자. 연구 결과와 사실들을 이용해서 나올 수 있을만한 질문에 대한 답을 전부 해 주자. 신뢰할만한 출처를 잘 이용하자.
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3해결책을 제시하자. 제안서에서 가장 중요한 부분이다. 문제를 어떻게 해결할지 제시하는 부분이다. 그리고 왜 그렇게 할지, 어떤 성과가 나올지에 관한 부분이다. 설득력 있는 제안서를 작성하려면 다음과 같은 부분을 생각해 보자. [10] [11]- 제안으로 인해 생길 수 있는 큰 변화를 그려 보자. 제안으로 생길 수 있는 변화가 크지 않다면, 사람들을 그렇게 열정적으로 변하지 않을 것이다. 예: "참치의 행동에 대해 더 많이 알게 되면, 좀 더 종합적인 양식 전략을 세울 수 있으며, 미래 세대를 위해 참치를 보존할 수 있을 것입니다."
- 무엇을 어떻게 하는지 만큼, 왜 그것을 하는지도 중요하다. 독자들은 회의적이고 글을 쉽게 받아들이지 않을 것이라고 생각하자. 예를 들어서 참치 2000마리를 잡은 후 놓아 주는 실험을 한다고 하자. 왜 해야 하는지, 다른 방법보다 이 방법이 왜 더 좋은 것인지, 이 방법이 다른 방법보다 비용이 더 든다면, 왜 이 방법을 써야 하는지 등등 질문을 예상하고 답변해 가면, 많은 부분을 생각해 보았다는 점을 확실히 보여 줄 수 있을 것이다.
- 독자들이 글을 읽은 이후에는 여러분이 문제를 제대로 해결할 수 있을 것이라고 믿을 수 있어야 한다. 말 그대로 제안서는 어디를 읽든 문제에 대해 이야기하든지, 해결책에 대해 이야기하든지 하고 있어야 한다.
- 제안에 대해서 많이 연구하자. 독자에게 더 많은 예와 사실을 제공할수록 더 좋다. 더 설득력 있게 된다. 자신의 의견을 피하고, 남들의 연구를 추가하자.
- 제안서에서 어떻게 해결책이 실현될 것인지 증명할 수 없다면, 좋은 해결책이 아니다. 해결책이 실현 가능하지 않다면, 고쳐야 한다. 해결책의 결과물을 고민해 보자. 가능하다면 실험해 보고, 해결책을 교정해 보자.
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4일정과 예산을 추가하자. 제안서에는 투자에 대해 적는 부분이 있다. 제안서의 독자가 제안에 투자할만하다고 느낀다면, 시간 계획과 예산에 대해서 최대한 상세하고 확실한 근거를 제공하자. [12] [13]하지 말아야 할 일: 불분명하고, 측정 불가능하며, 문제점과 관련 없는 해결책 제시
해야 할 일: 각 사람이 해야 할 일에 대해서 책임과 시간 관리 측면까지다룬 자세한 계획 제시- 프로젝트는 언제 시작할 것인가? 어떤 속도로 진행될 것인가? 어떻게 프로젝트의 중간 결과물이 서로 이어져 갈 것인가? 동시에 할 수 있는 부분은 있는가? 독자들이 이 사람은 조사해야 할 것을 다 했으며, 여기에 투자하는 것은 돈 낭비가 아닐 것이라고 느낄 수 있도록 최대한 세심하게 적자.
- 제안서의 재정적인 부분은 현실적이어야 한다. 어떤 회사나 사람에게 제안을 한다면, 그들의 예산도 고려하자. 제안을 수락하는데 필요한 비용이 없다면, 적절한 제안이 아닌 것이다. 예산에 맞는다면, 왜 시간과 돈을 투자할 가치가 있는지 적자.
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5결론을 적고 마무리하자. 도입부를 어느 정도 반복하면서, 하고 싶은 말로 끝내면 된다. 제안서로 인한 결과에 대해 못한 말이 있다면 간략하게 적자. 제안에 대해서 요약하고, 이득이 비용보다 클 것이라는 점을 강조하자. 독자들이 생각할 여지를 남겨 놓자. 그리고 고려해 주고 시간을 내 주어서 감사하다는 인사를 잊지 말자. [14]- 제안서에 추가하지 못한 내용이 있다면, 부록에 추가할 수 있다. 하지만, 제안서가 너무 두꺼우면, 사람들이 읽지 않는다. 고민이 된다면, 넣지 말자.
- 부록이 2개 이상이라면, A, B 처럼 번호를 붙여 주면 된다. 표, 기사, 협찬 등등에 대해서 적을 수 있다. [12]
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6글을 교정한다. 세심하게 글 쓰고, 교정하고, 디자인하자. 명료하고 간략하게 교정하고, 다른 사람에게 부탁해서 평가하고 교정을 부탁하자. 그리고 글의 양식도 예쁘고 읽고 싶고, 정리된 느낌을 주자. [4]- 다른 사람들에게 읽어 달라고 부탁하자. 이렇게 하면 자신이 보지 못했던 것을 체크해 줄 수 있다. 확실히 해결되지 않은 문제점이나, 답이 없어 보이는 문제를 알려 줄 수도 있다.
- 전문 용어와 진부한 표현을 제거하자. 글이 지루하고 어려워진다. 쉬운 단어가 있는데 굳이 어려운 단어 쓰지 말자. [15]
- 수동태 대신 가능하다면 항상 능동태를 쓰자. 수동태를 쓰면, 의미가 불분명해진다. 다음 두 문장을 비교해 보자. "아이들에 의해 창문이 깨졌다."와 "아이들이 창문을 깼다."의 경우, 전자는 "누가" 깼는지 불분명하다. 아이들이 창문을 진짜 깬 건지, 아니면, 그냥 지나가는데 창문이 깨진 건지 확실하지 않다. 하지만 후자의 경우에는 의미가 확실하다.
하지 말아야 할 일: "~라고 생각합니다.", "~일 것입니다" 같은 신뢰감을 주지 못하며 책임을 회피하는 문구 많이 쓰기
해야 할 일: 강하고 직접적인 표현 쓰기. 예: "이 계획대로 하면, 빈곤층의 비율을 많이 낮출 수 있습니다."
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7글을 다시 읽어 보자. 간단 명료하게 글을 쓸 수 있도록 노력하자. 그래야 글에 실수가 줄어 든다. 오타, 맞춤법 틀린 것, 문장 부호 틀린 것은 없는지 살펴 보자.- 실수가 많을수록 교육을 덜 받았고, 신뢰하기 어렵다고 느끼게 된다. 그리고 인정을 받지 못하게 된다.
- 제안서 요구사항에 맞춰서 적도록 노력하자.
팁
- 모두가 이해할 수 있는 언어를 사용하자. 짧은 문장을 사용하는 것이 명료하며, 주제를 잘 드러낼 수 있다.
- 재정적인 부분이나 제한된 자원을 어떻게 활용할 지 적을 때에는 신중해야 하며, 비용에 대해서는 현실적으로 추측해야 한다.
[출처] https://ko.wikihow.com/%EC%A0%9C%EC%95%88%EC%84%9C-%EC%9E%91%EC%84%B1%EB%B2%95
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