[ 一日30分 인생승리의 학습법][실무행정] 기안문 작성하기
2021.12.11 21:28
[ 一日30分 인생승리의 학습법][실무행정] 기안문 작성하기
A. 공문서 구성 요소에 대하여 확인한다.
두문(발신 기관 명, 수신, 경유), 본문(제목, 내용, 붙임), 결문(발신 명의, 기안자, 결재권자, 협조자 등)에 대한 사항에 대하여 확인한다.
<사진 출처 : 언스플래쉬>
B. 제시한 자료를 보고 공문서 작성 방법에 따라 기안문을 작성한다.
제시한 내용에 따라 기안문을 작성하되, 결문에 해당되는 사항들은 학습자가 임의로 정하여 작성한다.
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제시 자료: 기안문 작성 예시 글
행복시 평생학습 담당자 홍길동은 다음과 같은 내용의 공문을 작성하여 발송하려고 한다.
<기안 내용> |
1. 발신 기관명을 작성한다.
(1) 문서를 기안한 부서가 속한 기관명을 기재한다. 글자는 본문의 글자크기보다 크고 진하게 표시한다.
(2) 발신 기관의 로고나 상징, 마크, 홍보 문구 등을 표시할 수 있다. 로고의 위치는 왼쪽 상단에, 상징의 위치는 오른쪽 상단에 표시한다.
2. 수신란을 기재한다.
(1) 수신자가 없는 내부 결재 문서인 경우에는 ‘내부 결재’로 표시한다.
<예시> 수신 내부 결재
(2) 수신자가 있는 경우에는 수신자 명을 기재하되, 업무를 처리할 보조 기관이나 업무담당자를 괄호 안에 기재한다.
<예시> 수신 구미 시장(평생교육 과장)
(3) 수신 기관이 여러 곳인 경우는 두문의 수신란에 ‘수신자 참조’라고 표시하고, 결문의 발신 명의 다음 줄에 수신자 란을 따로 설치하여 수신자 명을 표시한다.
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[공문 작성 시 수신처 참조 예시]
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[외부 발송용 기안문 예시]
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[내부 결재용 기안문 예시]
수행 tip
• 기안 문서를 작성할 때 수신자의 예시를 1개 기관일 경우와 2개 이상일 경우를 수행하도록 하여, 수신자의 수에 따라 작성법이 다르다는 것을 익히도록,하는 것이 좋다.
<사진 출처 : 언스플래쉬>
3. 경유를 작성한다.
(1) 경유 부서는 수신 부서에 앞서 수신 문서를 확인을 하는 기관이다. 문서를 검토한 후에는 다른 경유 부서나 최종 수신자에게 보낼 때는 결재를 받아야 한다.
(2) 경유 부서가 없을 경우에는 ‘경유’란에는 빈칸으로 남겨 둔다.
(3) 경유 부서가 하나인 경우는 경유 부서의 장을 표기하고, 경유 부서가 둘 이상인 경우는 1차 경유 부서의 장, 2차 경우 부서의 장, ∙∙∙∙∙∙, 최종 수신 부서의 장까지 표기한다.
(4) 경유 부서에서 의견을 제시했을 때에는, 이를 붙임으로 경유 문서와 함께 보낸다.
4. 제목을 작성한다.
(1) 제목은 본문의 내용을 알 수 있도록 한눈에 파악할 수 있도록, 함축하여 간단하고 명확하게 기재하며, 1행 이내로 작성한다.
(2) 제목의 끝 단어는 명사형으로 마무리하되 가급적 결구(예: 보고, 통지, 의뢰, 연락, 협의, 안내 등)를 달아서 수신자가 요청받은 사항을 쉽게 파악할 수 있도록 한다.
5. 내용(본문)을 작성한다.
문서의 내용은 전문(인사말), 주문(주요 내용), 말문으로 구성된다. 문서 내용이 2개 이상의 항목으로 구분하여 작성할 필요가 있을 경우는 구분해서 작성한다.
(1) 내용은 전문, 주문, 말문으로 구성한다.
① 전문 : 의례적인 인사말로 수신 기관의 발전을 기원하거나, 협조에 감사하는 인사글을 작성한다. 사내 문서의 경우는 인사말을 생략하기도 하며, 내부 결재의 경우는 ‘관련 근거 : 교육 행사 17-23 (2017. 4. 5)’과 같이 기술하기도 한다.
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예시 ) |
② 주문 : 문서의 주된 용건을 쓰는 부분으로 제목에서 가리키는 내용을 압축하고 구조화하여, 글을 쓰는 배경이나 목적 등을 정확하게 기술한다.
③ 말문 : 마무리 하는 인사말이나 부탁하는 글을 기술하며, ‘다음과 같이 진행하오니 협조하여 주시기 바랍니다.’ 등으로 표기한다.
6. 붙임을 기재한다.
(1) 기안문에 다른 서식이나 자료를 첨부하는 경우에는, 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 ‘붙임’표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 기술한다.
(2) 첨부물이 2개 이상일 경우에는, 예시와 같이 항목을 구분하여, 번호를 붙여서 기재한다.
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<예시>) |
7. ‘끝’표시를 한다.
(1) 본문의 내용을 모두 기재한 뒤에는 반드시 마지막 글자에서 2타(한 글자) 띄우고 ‘끝’표시를 한다. 붙임이 있는 경우는 붙임 내용의 마지막 글자에서 역시 2타(한글자) 띄우고 ‘끝’표시를 한다.
(2) 본문이 <표>로 끝나는 경우는 어떻게 작성되었는지에 따라 두 가지로 표기된다. 표의 마지막 칸까지 작성되면 <표> 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄운 후 ‘끝’표시를 한다. <표> 중간에서 작성을 마친 경우는‘끝’표시를 하지 않고, 마지막 작성된 칸의 다음 칸에 ‘이하 여백’으로 표기한다.
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<예시> 본문이 ‘표’로 끝나는 경우
∨∨끝.
1) <표>의 중간에서 기재 사항이 끝나는 경우‘끝’표시
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8. 결문을 작성한다.
결문은 예시 내용에 따라 작성하되, 예시 내용에 제시하지 않은 사항에 대해서는 학습자가 내용에 맞게 임의로 정하여 완성한다.
(1) 발신 명의 작성 : 문서 발신 명의는 세 가지의 경우가 있다. 첫째, 작성한 문서 통제의 권한이 기관장일 경우는 기관장 명의로 발신한다. 둘째, 기관 내부 발신 문서의 경우는 해당 부서장 명의로 발신한다. 마지막으로 발신이 필요하지 않는 내부결재 문서는 발신 명의를 표기하지 않는다.
(2) 기안자 작성 : 기안자의 직위 또는 직급을 적고 성명을 기재한 후 서명한다.
(3) 검토자 작성 : 검토는 기안한 내용을 점검하여, 동의 여부를 결정하는 것으로, 직제상 수직적 합의를 의미한다. 검토자의 직위나 직급을 적고 서명한다.
(4) 결재권자 작성 : 결재권자는 안건을 허가하거나 승인할 수 있는 최종 권한을 가진사람으로서, 직위 또는 직급을 적고 서명란에 서명한다.
(5) 협조란 작성 : 기안문의 내용과 관련하여 다른 부서의 업무 협조를 받고자 할 경우, 결재자의 서명을 받기 전에 관계 부서장의 서명을 받아야 한다. 협조의 표시 방법으로 기안란의 협조란에 협조자의 직위를 쓰고 서명한다.
(6) 처리과 작성 : 발신 기관에서 해당 문서를 처리한 부서명을 표시한다.
(7) 생산(접수) 등록 번호를 작성 : 기존 공문서의 문서 번호를 등록 번호로 명칭을 변경하고, 생산 문서는 생산 등록 번호로, 접수 번호는 접수 등록 번호로 한다. 이는 문서에서 처리과 명과 문서 등록 일련번호로 구성한다.
(8) 시행 일자와 접수 일자 작성 : 시행 일자는 문서가 효력을 발생하는 날짜이다. 내부 공문서인 경우는 최종 결재가 되는 날로부터 효력을 발생한다. 기입 방법은 연도, 월, 일 사이는 온점(.)을 찍어 구분한다.
(9) 우편 번호와 주소, 홈페이지 주소 기재 : 우편 번호는 ‘우’자 다음 1타를 띄우고 번호를 빈칸 없이 기록한다. 우편 번호 뒤에는 다시 1타를 띄우고 주소를 적는다. 주소는 발신 기관이 위치한 도로명 및 건물 번호 등을 기재하고, 사무실이 위치한 층수나 호수를 ( )하여 기재한다.
(10) 전화 번호 및 팩스 전송 번호 기재 : ( )안에 지역 번호를 적고, 국번과 번호를 적는다. 국번과 번호 사이에는 (-)를 표시하며 붙임줄 앞뒤는 여백을 두지 않는다.
(11) 담당자 전자 우편 번호 기재 : 발신 기관 내 당해 문서의 처리 및 응대에 응할 담당자의 전자 우편 주소를 기재한다.
(12) 공개 여부 작성 : 해당 문서의 공개 여부를 판단하여 기재하는 것으로 공개, 비공개, 부분 공개로 구분되며, 공개 여부 판단은 기안자, 검토자, 결재권자가 한다.
수행 tip
• 기안문 작성 수행은 팀을 나누고 팀별로 구분하여 제시하면 좋다. 즉, 기안 내용의 예시를 내부 결재용, 외부 발송용, 시행문, 협조전 등 다양하게 제시하고, 작성 방법에 있어서도 수신처가 1개 기관, 여러 개 기관일 경우, 첨부 자료가 없는 경우, 1개인경우, 2개 이상인 경우 등을 구분하여 제시하여, 학습하도록 한다.
글 출처 : NCS 평생교육 + 실무행정 모듈교재
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