17 9월 2021

스프레드시트를 생산성 도구로…’구글 테이블’ A to Z

스프레드시트를 생산성 도구로…’구글 테이블’ A to Z

Computerworld
아직도 구글의 ‘테이블(Tables)’ 도구를 살펴보지 않았다면 지금 당장 시도해볼 것을 추천한다. 

데이터를 다루는 게 확실히 예전 같지 않다. 현대 컴퓨팅의 선사시대로 거슬러 올라가 보자(대략 2012년 정도를 말하는 것이다). 당시 비즈니스를 체계화하려면 지저분한 스프레드시트와 온갖 복잡한 공식을 관리해야 했다. 그리고 이를 처리하기 위해 ‘공식(formulae)’과 같은 단어를 사용하는 그런 사람이 돼야 했다. 

ⓒJR Raphael/IDG

요즘에는 보통 사람이라면 누구나 코드 없이 정보를 다룰 수 있는 도구가 많아졌다. 이를테면 에어테이블(Airtable)부터 마이크로소프트 리스트(Microsoft Lists), 다른 여러 종류의 고급 데이터 관리 앱까지 최소한의 노력으로 정보를 정리하고 체계화할 수 있도록 해주는 프로그램이 아주 많다. 

당연히 구글도 이 분야에 뛰어들었다. 지난 2020년 9월 구글은 흔히 해왔던 ‘실험(Experiments)’의 일환으로 작업 추적 도구인 테이블(Tables)을 출시했다. 그리고 현재 이 테이블을 본격적인 구글 클라우드 생산성 제품으로 전환하고 있는 중이다. 

다만 최종 버전은 가까운 시일 내에 제공되긴 어려울 전망이다. 하지만 완전히 무료인 베타 버전을 테스트해 구글이 내놓은 요리를 맛볼 순 있다(구글은 내년 중에 출시를 계획하고 있다고 밝혔다).

경쟁 제품과 비교해 테이블의 가장 큰 장점은 단순하다는 것 그리고 구글 생태계와 원활하게 통합된다는 것이다. 여기서는 테이블의 기능과 이것이 어떻게 비즈니스 효율성을 향상시킬 수 있는지 살펴본다. 

기본 사항
구글 테이블을 시작하는 가장 쉬운 방법은 웹 사이트를 열고, 사이트의 왼쪽 사이드바 메뉴에서 ‘템플릿(Templates)’ 탭을 클릭하는 것이다. 그러면 시작 지점으로 사용할 수 있도록 미리 만들어진 테이블 목록이 표시된다. 이를 사용자의 니즈에 맞게 수정할 수 있다.

템플릿은 ‘관리 및 IT(Admin & IT)’, ‘고객 서비스(Customer Service)’, ‘프로젝트 관리(Project Management)’, ‘팀 관리(Team Management)’ 등의 카테고리로 분류돼 있다. 

여기에 프로젝트 추적기, 팀 디렉토리, 회의 참석 관리 시스템과 같이 널리 쓰이는 기능부터 입사 지원자 추적기, 신입 온보딩 조직 센터, 제품 로드맵, 사용자 조사 데이터베이스 등 구체적인 기능까지 찾을 수 있다(심지어는 영업 관련 업무를 위한 기본적인 CRM 설정도 포함돼 있다). 

구글 테이블은 다양한 용도에 적합한 템플릿을 제공한다 ⓒJR Raphael/IDG

비교적 간단하고 그러면서도 널리 사용되는 ‘프로젝트 추적기’를 예로 들어 보겠다. 버튼을 클릭해 템플릿을 워크스페이스로 가져오면 다음과 같은 화면이 나타난다. 

구글 테이블에서 프로젝트 트래커 템플릿을 클릭했을 때 보이는 화면 ⓒJR Raphael/IDG

볼 게 많아 보이는가? 하지만 여기서 유념해야 할 것은 (에어테이블이나 이와 유사한 대부분의 다른 도구와 마찬가지로) 사용자가 실제로 보고 있는 게 결국 스프레드시트에 불과하다는 점이다. 구체적으로 말하자면 추가 서식과 고급 요소가 추가된 더 현대적인 스프레드시트다. 하지만 이를 제외하면 대부분은 열과 행 그리고 셀로 구성된 스프레드시트일 뿐이다.

테이블의 화면 오른쪽 상단에 있는 열(Columns) 버튼을 클릭하면 정확히 어떻게 작동하는지 알 수 있다. 여기에서 기존 열을 편집, 삭제하거나 새 열을 추가할 수 있다. 또 테이블의 모든 열에서 다양한 정보 형식 중 하나를 선택할 수 있다. 

구글 테이블의 열 관련 옵션을 사용하면 데이터가 표시되는 방식을 제어할 수 있다 ⓒJR Raphael/IDG 

‘퍼슨(Person)’ 옵션이 아주 중요하다. 이는 팀 기반 구글 워크스페이스 계정을 사용한다면 특정 동료에게, 개인 구글 계정을 이용한다면 연락처의 특정 지인에게 관련된 행을 할당할 수 있는 기능이다. 어느 쪽이든 기존 설정에 자동으로 연결되고, 누군가를 선택하고 할당할 때 (테이블에) 전체 이름과 프로필 사진이 즉시 표시된다.

구글 테이블을 사용하면 연락처 또는 조직의 사람들과 손쉽게 상호작용할 수 있다 ⓒJR Raphael/IDG

다른 구글 생산성 도구처럼 테이블 내에서 협업이 가능하다. 화면 오른쪽 상단의 공유(Share) 버튼을 클릭해 구글 계정을 가진 다른 사람을 초대할 수 있다. 그런 다음 테이블을 볼 수만 있는지 아니면 코멘트 추가나 편집을 할 수 있도록 할지 결정할 수 있다. 다른 사람과 동시에 테이블에서 작업할 때는 상대방의 작업 내용이 실시간 표시된다. 

구글 생태계 통합에 관해 말하자면 구글 문서와 스프레드시트 문서 등을 포함해 구글 드라이브 스토리지에 있는 파일과 연결할 수 있는 열 유형을 실제 업로드 없이 클릭 몇 번으로 추가할 수 있다. 그러면 테이블을 보고 있는 다른 사람이 브라우저를 종료하지 않고 바로 그 자리에서 해당 파일을 열 수 있다. 

맨 오른쪽 열의 원형 아이콘이 보이는가? 이는 연결된 스프레드시트, PDF, 이미지 파일을 나타내며 모두 구글 드라이브에서 가져온 것이다 ⓒJR Raphael/IDG

테이블을 전통적인 스프레드시트로 사용하는 방법도 간단하다. 화면 왼쪽 상단에 테이블 제목 옆에 있는 점 3개 메뉴를 클릭해서 전체를 구글 스프레드시트로 내보내는 옵션을 찾는다.

그다지 인상적이지 않은가? 걱정할 필요 없다. 테이블 자체에는 필요한 거의 모든 것을 처리할 수 있는 꽤 유용한 보기 옵션이 있다. 

구글 테이블의 보기 옵션(view)
모든 테이블의 맨 위에는 현재 보기 유형을 보여주는 버튼이 있다. 방금 전에 언급했던 작업 추적 예시에서 사용했던 보기는 ‘그리드(Grid)’였다. 하지만 테이블에서 기본적으로 제공하는 보기를 고수할 필요는 없다. 표시되는 버튼이 무엇이든 이를 클릭, 사용할 수 있는 테이블 레이아웃 옵션을 바꿔 선택할 수 있다.

• 그리드 레이아웃(Grid Layout): 지금까지 살펴본 표준 스프레드시트 및 보기다. 가장 기본적인 테이블 보기이며, 아마 가장 자주 사용하게 될 것이다.

• 칸반 레이아웃(Kanban Layout): 데이터를 트렐로(Trello)와 유사한 일련의 카드와 보드로 정리한다. 다양한 범주의 항목을 효과적으로 시각화해주는 보기다. 한 열에서 다른 열로 정보를 끌어다 놓을 수 있으며, 열을 상태 표시기, 타이밍 알림 또는 다양한 작업과 프로젝트에 각기 다른 유형의 범주로 사용하든 상관없이 쉽게 추적할 수 있다. 

테이블의 칸반 보기를 통해 구글 생산성 제품군에서 트렐로를 느낄 수 있다 ⓒJR Raphael/IDG

• 달력 레이아웃(Calendar Layout): 한 달 달력에서 날짜와 관련된 모든 데이터를 유용하게 표시할 수 있다. 언제 무슨 일이 있는지 정확히 확인할 수 있다.

몇 번의 클릭으로 익숙한 달력 그리드에서 모든 날짜 관련 정보를 볼 수 있다  ⓒJR Raphael/IDG

• 대기열 레이아웃(Queue Layout): 모든 열을 요약 목록으로 바꾼다. 더 광범위한 개요를 보고 개별 항목을 클릭해 자세한 정보를 확인할 수 있다. 

데이터를 간단한 목록으로 본 다음 개별 행으로 드릴다운하여 해당 내용을 확인할 수 있다 ⓒJR Raphael/IDG 

• 지도 레이아웃(Map Layout): 테이블 웹 사이트의 오른쪽에 있는 실제 구글 지도 내에서 특정 ‘위치(Location)’ 필드가 포함된 항목을 볼 수 있다. 

이러한 옵션은 사용자가 정보를 구성하고 조작하는 데 있어 다양한 선택지를 제공한다. 이제 테이블에서 가장 인상적인, 시간을 절약해주는 기능을 소개할 차례다. 사용하는 데이터나 테이블 보기의 종류와 관계없이 사용할 수 있다. 

테이블 자동화 방정식
테이블의 가장 큰 장점은 구글 생태계와의 통합과 단순성이라고 말했다. 그리고 그다음으로 큰 장점이 바로 자동화다. 

테이블은 상상할 수 있는 모든 유형의 데이터를 관리할 수 있는 프레임워크를 제공할 뿐만 아니라 정보 관리 체계를 한 단계 높일 수 있는 자동화 시스템을 지원한다. 단 이와 유사한 다른 많은 시스템과 달리 사용 방법이 아주 간단하고, 배우는 데 시간이 거의 필요하지 않다. 

생성한 테이블의 오른쪽 상단에 있는 봇(Bots) 버튼을 클릭하면 된다. 그런 다음 표시되는 패널에서 새 봇(New Bot) 버튼을 클릭한다. 봇의 이름을 지정하고 트리거 선택(Select Trigger) 버튼을 눌러서 자동화를 실행할 시기를 정한다. 현재 5가지 선택지가 있다.

1. 열 값 변경(Column value changes): 선택한 특정 열 내에서 데이터가 업데이트될 때마다 자동화 기능이 실행된다.

2. 시간 기반(Time-based): 매주 월요일 오전 9시 등 특정 시간에 반복적으로 지속적인 작업을 할 때 자동화를 실행할 수 있는 옵션이다.

3. 행 추가(Row added): 첫 번째와 비슷한 트리거다. 그렇지만 특정 데이터가 변경될 때 실행되는 게 아니라 새 행이 테이블에 추가될 때마다 실행된다.

4. 행 제거(Row removed): 명칭에서 무슨 일을 하는지 알 수 있을 것이다.

5. 코멘트 추가(Comment added): 누군가 선택한 열에 코멘트를 남길 때 선택한 작업이 트리거된다.

트리거를 선택하면 테이블의 특정 행으로 자동화를 제한할 수 있는 필터 추가(Add Filter) 버튼이 표시된다. 이 버튼을 클릭하지 않고 행을 선택하면 기본적으로 테이블의 모든 행에 자동화가 적용된다. 

한 단계 더 나아가 특정 열의 데이터가 특정 방식으로 바뀔 때 자동화가 실행되도록 만들 수도 있다. 그리고서 트리거 조건이 충족될 때 실행될 작업을 선택하면 된다. 

구글 테이블의 봇 시스템은 자동화 생성 프로세스를 안내하고 모든 종류의 고급 인텔리전스를 작업 공간에 쉽게 추가할 수 있도록 한다 ⓒJR Raphael/IDG

이를테면 테이블에서 사전에 지정한 주소나 테이블의 주소로 사용자 지정 이메일을 보내게 만들 수 있다. 특정 방식으로 행을 업데이트하거나, 행을 삭제 또는 추가하도록 할 수 있다. 데이터를 다른 앱에 데이터를 보낼 수도 있다. 

20초가량이면 작업이 완료될 때마다 업데이트를 모든 팀 구성원에게 이메일로 보내도록 테이블에서 설정할 수 있다 ⓒJR Raphael/IDG

그렇다. 아주 쉽게 이런 일을 할 수 있다.

결론
현재 구글 테이블은 무료로 사용할 수 있다. 사용량 및 기능 제한을 없앤 유료 서비스가 있긴 하지만 지금은 웹사이트 내의 버튼을 클릭하기만 하면 별도의 수수료 없이 유료 서비스로 업그레이드할 수 있다. 테이블 실험 초기에는 사용자당 10달러의 비용을 받았다. 이는 베타 서비스가 끝날 때 해당 도구가 어떤 방향으로 나아갈지 알려준다. 

물론 구글이 장기적으로 테이블에 투자할지에 관한 의문을 제기할 수 있다. 그동안 구글이 중요하지 않은 서비스(특히 기존 서비스와 어떤 방식으로든 중복되는 서비스)를 포기했던 역사를 감안한다면 타당한 우려다. 

하지만 현재까지 테이블은 생산성을 향상시킬 수 있는 잠재력이 무궁무진한 유망 서비스로 판단된다. 따라서 이미 구글 생태계를 사용하고 있고 효과적으로 작업을 추적 및 자동화하길 원한다면 테이블은 시험해볼 가치가 있는 도구다. 

JR Raphael은 컴퓨터월드 객원 편집자다. 기술의 인간적 측면에 큰 관심을 가지고 있다. ciokr@idg.co.kr

[출처] MS, 기업용 오피스 영구 버전 ‘오피스 LTSC’ 프리뷰 출시 – CIO Korea

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Posted 2021년 9월 17일 by comphy in category "경영 및 창업", "기술자료", "업무참고자료

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