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우리나라에서 ‘아포스티유협약(The Apostille Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents)’이 발효된 지 올해 7월로 4년이 되지만,아직도 아포스티유 확인 제도가 무엇인지 잘 모르는 해외 학생 및 학부모가 일부 있다.이에 따라 매년 입시가 가까워지는 6~7월이 되면 해외고 학생들의 아포스티유 관련 문의가 급증한다. 이때가 해외고 학생들이 학교를 졸업하고 한국에 들어오는 시기이기 때문이다. 영어전형을 준비하는 해외 학생들이 아포스티유 확인 제도를 정확히 이해하고,서류를 잘 준비할 수 있도록 KP&You가 ‘아포스티유 확인 제도’에 대해 조사해보았다.
한 국가의 문서를 다른 국가에서 인정받기 위해서는 문서의 국외사용을 위한 확인을 받아야 한다. 2007년 7월 14일 이전까지는 재외공관공증법에 따라 해외에 있는 우리나라 영사가 현지 문서를 확인하는 ‘주재국 영사확인’ 제도를 운영했었다. 하지만 공관주재원(영사)이 문서를 확인하는 경우 해당 국가의 공문서인지 여부를 신속하게 확인하기 힘들어 확인에 장시간이 소요되는 불편함이 있었다. 이러한 불편함을 해소하기 위해 도입된 것이 문서발행국가에서 자국 문서 여부를 확인하고 아포스티유협약 당사국이 이를 상호 인정하는 ‘아포스티유 확인 제도’이다.
요컨대, 아포스티유협약에 따라 주재국의 해당 기관이 문서의 관인이나 서명을 대조하여 진위 여부를 확인하고 발급하는 것이 ‘아포스티유(Apostille)’이고, 외국에서 발행한 공문서를 원본으로 인정받거나 또는 문서를 발급받은 국가 외의 국가에서 사용하기 위해 확인받는 제도를 ‘아포스티유 확인 제도’라고 한다.
따라서 아포스티유가 부착된 공문서는 아포스티유협약 당사국에서 공문서로서의 효력을 인정받는다. 우리나라의 경우 아포스티유 협약이 발효된 2007년 7월 14일부터 아포스티유협약 당사국에서 발급한 아포스티유가 부착된 문서는 우리나라 영사가 확인한 것과 동일한 효력을 가지게 되었다. 이에 따라 해외 서류의 경우 영사확인 대신 아포스티유 확인을 받으면 되므로 수속에 따르는 시간과 비용을 절감할 수 있게 되었다. 또한 미국,영국, 프랑스, 홍콩, 일본, 독일 등 해외 유학생이 많은 국가들도 아포스티유협약에 가입하고 있어 해외 학생들의 영어전형 서류 준비가 편해졌다고 할 수 있다.
아포스티유 확인서
아포스티유 발급 대상 문서는 크게 두 가지이다. 하나는 정부기관이 업무 수행과정에서 발급한 문서로, 국가공무원법에 의거 공무원 신분인 자가 발급한 문서가 해당된다. 다른 하나는 공증인법 또는 변호사법 규정에 의하여 공증인의 자격을 가진 자가 작성한 공증문서이다. 통상적으로 공문서가 아닌 문서의 경우 공증을 받으면 아포스티유의 발급 대상이 된다.
아포스티유 발급 대상 중 번역문에 대해서는 국가별로 요구 조건이 다르다. 따라서 신청인이 문서를 제출할 국가에서 번역문을 필요로 하는지, 필요하다면 어떤 절차를 거쳐야 하는지 정확하게 파악하여 대처해야 불편한 상황이 발생하는 것을 예방할 수 있다. 단,번역 공증이 된 문서는 아포스티유 발급 대상이 된다.
- 정부기관 발행문서: 호적등본, 납세사실증명서, 이혼판결문, 의약품 허가확인서, 국·공립학교 발행 성적증명서, 졸업증명서 등
- 공증이 필요한 문서: 회사발행 문서, 진단서(국공립병원 제외), 사립학교 발행 성적증명서·졸업증명서 등 정부기관 발행문서가 아닌 문서
아포스티유협약 발효 이후에도 협약가입국에서 받은 주재국 영사확인 공문서의 효력은 인정된다. 영사확인 필요문서는 국내행정부처에서 업무처리상 필요로 하는 문서이므로 현재와 같이 시행된다. 주재국 영사확인 문서와 달리, 아포스티유 확인 문서는 아포스티유협약에 가입한 국가 간에만 적용되므로, 캐나다와 같이 아포스티유협약에 가입하지 않은 나라에서 발행한 공문서나 공증인이 공증한 문서에 대해서는 주한대사관 및 영사관의 ‘영사확인’을 받아야 한다. 또한 아포스티유협약에 가입하지 않은 나라에 제출하는 우리나라 공문서와 우리나라 공증인이 공증한 문서는 주한공관의 영사확인을 받아야 한다.
그러므로 캐나다에서 유학한 학생의 경우 영어전형 지원 시 영사확인을 요구하는 대학이 있으므로, 귀국 전 성적증명서와 졸업증명서에 대해 영사확인을 받아와야 다시 캐나다에 가서 영사확인을 받아야 하는 불상사를 조기에 막을 수 있다.
*영사확인 받는 방법
1. 졸업한 학교에서 성적증명서와 졸업증명서를 발급받는다.
2. 사립학교일 경우 서류에 대한 공증을 받는다.
3. 체류 국가에 있는 주한대사관 또는 영사관의 위치와 연락처를 확인한다.
4. 거주하는 곳에서 가까운 주한대사관 또는 영사관에 연락하여 영사확인 절차를 확인한 뒤, 공증 받은 서류를 들고 해당 주한영사관에 찾아가서 신청한다.
해외에서 고등학교 과정을 마치고, 한국 대학 영어전형 준비를 위해 귀국할 때 꼭 챙겨야 하는 서류가 성적증명서와 졸업증명서이다. 이러한 성적증명서와 졸업증명서에 대해서는 귀국 전에 체류 국가에서 아포스티유 확인 또는 영사확인을 받아오는 것이 좋다.귀국한 경우에는 대행 업체를 이용하거나 다시 가서 받아와야 하는 번거로움이 있으며,시간적으로도 소모가 많기 때문이다. 그렇다면 해외에서 아포스티유 확인은 어떻게 받을 수 있는 지 알아보자.
해외에서 아포스티유 확인 받기! A to Z
1. 졸업한 학교에서 성적증명서와 졸업증명서를 받는다.
2. 학교 내에 공증인(Notary)이 있어서, 자체적으로 공증해 주는 경우도 있지만, 없는 경우 거래 은행 또는 법률 사무소에 가서 자신의 신분에 대한 공증(Notary Public)을 받는다. 공증받기 위한 서류(Affidavit)는 본인 이름, 공증을 원하는 문서명, 날짜 등이 적혀 있는 문서로 해당 은행이나 사무소에 양식이 있다면 그것을 활용하고, 없는 경우 본인이 임의로 만들 수 있다.
3. 졸업한 학교 소재 도시의 공식 홈페이지에 가서 아포스티유 인증 사무소를 검색한다.
4. 아포스티유 인증 사무소의 주소와 연락처 및 인증 비용을 확인한다.
5. 준비한 서류를 가지고 아포스티유 인증 사무소에 방문하여, 아포스티유 확인을 신청한다.
*일반적으로 하루 정도 소요되지만, 지역마다 다를 수 있다.
*아포스티유 확인은 방문 접수 후 우편으로 받거나, 우편으로 신청하고 받을 수도 있다.우편으로 신청할 경우 서류 받을 주소를 본인이 거주하는 곳이나 대신 받을 수 있는 곳으로 지정한다. 한국 주소로 할 경우 해외 배송업체를 이용해달라고 요청하고, 착불로 받아야 한다. 우편 신청 시에는 인증 사무소마다 인증 비용 받는 방식이 다르므로, 반드시 확인하고 인증 비용을 지불해야 한다.
영어전형을 실시하는 대학 중 해외고 졸업자의 경우 성적증명서와 졸업증명서에 대해 아포스티유 확인 또는 영사확인을 요구하는 대학이 있다. 또한 대학별로 서류 제출 시에 요구하는 경우와 최종 합격 후 요구하는 경우가 있으므로, 자신이 지원하고자 하는 대학에서 어떤 방식으로 요구하는지 반드시 확인하여 준비해야 한다. 또한 한국어 또는 영어로 된 서류가 아닐 경우 번역 공증을 요구하는 대학이 대부분이므로, 영어 이외의 언어로 된 서류라면 서류를 번역한 뒤 공증까지 받아서 준비할 수 있어야 한다.
2010년 11월 현재 아포스티유협약에 서명 및 비준을 완료한 당사국은 99개 국이다.
장리나 기자 rina@kpglobaledu.com
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